Pré-affectation, horodatage et piste d’audit
Jean Marc Fourré • 24 janvier 2017
La passation des ordres est un passage obligé de tout contrôle AMF d’une société de gestion. La récente composition administrative vient nous rappeler ce biais fort de l’autorité réglementaire, ses exigences en matière de pré-affectation, mais aussi – à notre sens – les écueils qu’une approche raisonnable devrait savoir éviter.
Les exigences réglementaires (mais aussi opérationnelles, pour agir au mieux des intérêts des investisseurs et pour pouvoir le prouver) en matière de pré-affectation / transmission / exécution des ordres ont été abordées de nombreuses fois sur ce blog.
Voir en particulier nos articles des 10 avril 2016 et 17 décembre 2015 :
Pré-affectation des ordres : bis-repetita
Pré-affectation, enregistrement et archivage des ordres
L’AMF rappelle dans le cas présent la nécessité :
d’une pré-affectation systématique des ordres (aucune exception !)
d’une piste d’audit fiable, complète, là-aussi systématique
d’une procédure claire, exacte, précise en la matière : ‘‘qui, quand, comment ?’’ dit-elle. Nous ajoutons, en matière de contrôle : sur quelle fréquence, sur quels outils, sur quels échantillons etc. ?
d’un dispositif de contrôle adapté à ces opérations et doté d’objectifs clairs :
détecter … les risques potentiels, les anomalies, les exceptions, les dysfonctionnements …
constater, analyser, évaluer ces événements … : identification, typologie, risques potentiels ou avérés, fréquence d’occurrence, volumétrie,
proposer, le cas échéant, des actions de correction et assurer leur suivi et la bonne fin des actions mises en œuvre.
Nous abondons en ce sens, aucun doute là-dessus.
Nous sommes plus perplexes, toutefois, sur la lecture ‘‘en creux’’ de certains passages du texte de la composition administrative. Notons toutefois que celle-ci ne donne pas les détails de la situation, et que, sans connaître ceux-ci, nous ne nous prononçons aucunement sur la pertinence des conclusions.
Dans certains cas, un passage d’ordre peut regrouper, au même moment, les trois séquences évoquées ci-dessus ; dans d’autres cas, la spécificité de l’ordre ou de l’instrument est telle que son affectation à un portefeuille devient naturelle, sinon automatique ; on peut aussi concevoir que les outils utilisés dans un processus opérationnel peuvent répondre aux objectifs poursuivis, même s’ils ne correspondent pas à toutes les attentes d’une autorité réglementaire externe.
Notre point, comment s’assurer qu’un dispositif opérationnel concret corresponde en tout point aux attentes normatives de l’autorité réglementaire ?
L’efficacité d’un contrôle dépend de quantités mesurables et est – le plus souvent – croissante de ces quantités : nombre de contrôles effectués, taille de l’échantillon, fréquence des contrôles … Toutefois, d’autres considérations rentrent en ligne de compte et influent sur la qualité du dispositif et son résultat effectif.
Notre point : faut-il systématiquement multiplier les contrôles, viser l’exhaustivité, réunir population et échantillon, au sens statistique, pour répondre en tout point aux attentes normatives de l’autorité réglementaire ?
Le renforcement des équipes de contrôle et le recrutement d’un collaborateur ‘‘qui pourra notamment assurer la bonne application des procédures en matière de passation d’ordres’’ a été décidé par la société de gestion pendant ou à la suite du contrôle. Nous avions toutefois compris que les stratégies de gestion mises en œuvre n’impliquaient pas une forte rotation des portefeuilles.
Notre point : faut-il, par précaution, renoncer à des améliorations de processus et / ou d’outils, et annoncer le renforcement des équipes de contrôle par le recrutement de nouveaux collaborateurs, pour répondre en tout point aux attentes de l’autorité de l’autorité réglementaire ?
Pour en savoir plus :
Accord de composition administrative – TRA 2017-02
Photo d’illustration : Horloge de quai ATO, gare SNCF de Collioure. Mes.gares.free.fr
Les exigences réglementaires (mais aussi opérationnelles, pour agir au mieux des intérêts des investisseurs et pour pouvoir le prouver) en matière de pré-affectation / transmission / exécution des ordres ont été abordées de nombreuses fois sur ce blog.
Voir en particulier nos articles des 10 avril 2016 et 17 décembre 2015 :
Pré-affectation des ordres : bis-repetita
Pré-affectation, enregistrement et archivage des ordres
L’AMF rappelle dans le cas présent la nécessité :
d’une pré-affectation systématique des ordres (aucune exception !)
d’une piste d’audit fiable, complète, là-aussi systématique
d’une procédure claire, exacte, précise en la matière : ‘‘qui, quand, comment ?’’ dit-elle. Nous ajoutons, en matière de contrôle : sur quelle fréquence, sur quels outils, sur quels échantillons etc. ?
d’un dispositif de contrôle adapté à ces opérations et doté d’objectifs clairs :
détecter … les risques potentiels, les anomalies, les exceptions, les dysfonctionnements …
constater, analyser, évaluer ces événements … : identification, typologie, risques potentiels ou avérés, fréquence d’occurrence, volumétrie,
proposer, le cas échéant, des actions de correction et assurer leur suivi et la bonne fin des actions mises en œuvre.
Nous abondons en ce sens, aucun doute là-dessus.
Nous sommes plus perplexes, toutefois, sur la lecture ‘‘en creux’’ de certains passages du texte de la composition administrative. Notons toutefois que celle-ci ne donne pas les détails de la situation, et que, sans connaître ceux-ci, nous ne nous prononçons aucunement sur la pertinence des conclusions.
Dans certains cas, un passage d’ordre peut regrouper, au même moment, les trois séquences évoquées ci-dessus ; dans d’autres cas, la spécificité de l’ordre ou de l’instrument est telle que son affectation à un portefeuille devient naturelle, sinon automatique ; on peut aussi concevoir que les outils utilisés dans un processus opérationnel peuvent répondre aux objectifs poursuivis, même s’ils ne correspondent pas à toutes les attentes d’une autorité réglementaire externe.
Notre point, comment s’assurer qu’un dispositif opérationnel concret corresponde en tout point aux attentes normatives de l’autorité réglementaire ?
L’efficacité d’un contrôle dépend de quantités mesurables et est – le plus souvent – croissante de ces quantités : nombre de contrôles effectués, taille de l’échantillon, fréquence des contrôles … Toutefois, d’autres considérations rentrent en ligne de compte et influent sur la qualité du dispositif et son résultat effectif.
Notre point : faut-il systématiquement multiplier les contrôles, viser l’exhaustivité, réunir population et échantillon, au sens statistique, pour répondre en tout point aux attentes normatives de l’autorité réglementaire ?
Le renforcement des équipes de contrôle et le recrutement d’un collaborateur ‘‘qui pourra notamment assurer la bonne application des procédures en matière de passation d’ordres’’ a été décidé par la société de gestion pendant ou à la suite du contrôle. Nous avions toutefois compris que les stratégies de gestion mises en œuvre n’impliquaient pas une forte rotation des portefeuilles.
Notre point : faut-il, par précaution, renoncer à des améliorations de processus et / ou d’outils, et annoncer le renforcement des équipes de contrôle par le recrutement de nouveaux collaborateurs, pour répondre en tout point aux attentes de l’autorité de l’autorité réglementaire ?
Pour en savoir plus :
Accord de composition administrative – TRA 2017-02
Photo d’illustration : Horloge de quai ATO, gare SNCF de Collioure. Mes.gares.free.fr
Depuis le jeudi 27 février, l'outil O2S d'HARVEST est bloqué suite à une cyberattaque. L'information est officielle depuis le vendredi 28 février. A ce jour , lundi 3 mars, l'outil n'est pas rétabli. A ce jour, aucun élément n'indique qu'il y a eu fuite de données. CONSTATS & ANALYSES Suite à la cyberattaque d’HARVEST, il y a des obligations CNIL à faire en tant que vous Responsable des Traitements et HARVEST sous-traitant. D'autant qu'O2S contient une quantité astronomique de Données à Caractère Personnel sur les clients : adresse, mail, téléphone, RIB, patrimoine, CNI, peut-être données médicales...bref, c'est énorme. Donc il y a effectivement des choses à faire. Voici le lien vers la CNIL qui traite des violations de données personnelles : https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles En effet notre analyse est: qu’il y a eu une violation de données du fait d’un cas cité : perte de disponibilité , d’intégrité ou de confidentialité de données personnelles, de manière accidentelle ou illicite) En revanche on ne sait pas encore s’il y a eu fuite de données, LE DISPOSITIF d'HARVEST Voici les informations reçues par un CGP, en juillet 2024, sur le dispositif HARVEST : plutôt sérieux. "Sécurité physique : Les serveurs sont hébergés dans un Datacenter Interxion dans l’UE. Le Datacenter a de nombreuses certifications : ISO 14001:2004, ISO 27001 & ISO 22301, ISO 50001:2011, OHSAS 18001, ITIL V3 ,PCI-DSS, HDS (Hébergeur Données Santé). Les infrastructures sont monitorées 24h/24 et 7h/7. Les baies hébergeant les systèmes sont fermées à clé, seul le personnel habilité a accès aux baies : Notre sous-traitant (Waycom) pour la mise à disposition et la supervision des infrastructures d’hébergement travaillant pour le compte d’Harvest (hors baies privées dédiées dont l’accès est géré uniquement par Harvest) Les membres habilités de la DSI Harvest. Les grappes de disques ainsi que les alimentations sont redondées (ainsi que tous les éléments critiques physiques du Datacenter : réseaux internet, réseaux électriques, etc…). Sécurité logique : Les données de production sont accessibles uniquement par un nombre de personnes restreint, défini en accord avec le comité des risques d’Harvest. En aucun cas nos sous-traitants ont accès aux données applicatives. L’accès est basé sur une authentification : compte / mot de passe. Les droits et habilitations sont donnés selon le profil de l’utilisateur. Les flux sont chiffrés (HTTPS). Les données des applications répliquées en continue sur un serveur de secours local et sauvegardées sur un serveur de sauvegarde distant. Les opérations effectuées sur les serveurs sont journalisées. Les serveurs sont mis à jour régulièrement et possèdent un antivirus à jour. Des tests de vulnérabilité sont effectués périodiquement et donnent lieu, si nécessaire, à des plans de remédiation. Réglementaire : Dans le cadre de la réglementation européenne RGPD, un registre des traitements a été créé, il est maintenu par le DPO (Data Protection Officer) d’Harvest. Plan de continuité (PUPA), dans ce cadre Harvest : Dispose d’une procédure de gestion et d’escalade des incidents. A mis en place un comité des risques et est accompagné par un cabinet d’audit externe Activation de la cellule de crise en cas de problème majeurRéalise des évolutions régulières sur l’infrastructure matérielle et logicielle de ses environnements pour améliorer en permanence les performances et la sécurité " QUE FAUT IL FAIRE en interne ? La violation de données et la cyberattaque ne concernent pas VOS systèmes mais ceux d'un sous-traitant. Donc pas de panique. Quand on lit les instructions CNIL, dans cette configuration, il faut documenter la violation de données en interne. QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de la CNIL? Là l'instruction est claire : il faut notifier l’incident à la CNIL dans les 72 heures (donc aujourd'hui pour ceux qui ne l'ont pas faite). Pour ce faire, la CNIL vous accompagne : compléter le document préparatoire (aide au remplissage) : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/2023-07/trame_des_notifications_de_violations_de_donnees_0.odt puis faite la notification en ligne : https://notifications.cnil.fr/notifications/ QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de vos clients ? Ne faites rien pour le moment ! Il faut prévenir les clients si la fuite de données est avérée. En effet, la CNIL précise : en cas de doute sur l’incidence de la fuite de données personnelles concernant la vie privée des personnes concernées (c’est le cas à ce jour car nous ne savons pas s’il y a eu fuite ou non de données), notifiez à la CNIL qui vous indiquera s’il est nécessaire d’informer les personnes. Voilà Croisons les doigts pour que vous puissiez rapidement travailler et que les données des clients ne fuitent pas.!
SRRI ou SRI...that's the question
L'ACPR nous fait le plaisir de préciser sa position sur le parcours client en assurance : connaissance client, durabilité, devoir de conseil, actualisation,...
Le Sénat veut protéger les consommateurs contre les appels téléphoniques non sollicités et renforcer leurs droits en matière de protection des données personnelles.
Nouveautés dans les agréments de SGP...
Distribution des certificats à gestion active ou actively managed certificates " (AMC) auprès de clients non professionnels ...l'AMF remet les pendules à l'heure
Pour les courtiers, le mandat d'arbitrage ce sera plus de liberté...mais plus de responsabilité ! Et pour les SGP une inscription ORIAS ?
Assurance : enfin des précisions sur la périodicité de l'actualisation des données du client et du conseil !
Voici les supports de notre intervention commune avec la CNCEF PATRIMOINE