Pré-affectation, enregistrement et archivage des ordres
Jean Marc Fourré • 16 décembre 2015
Une récente sanction de l’AMF nous permet de revenir sur le sujet simple (en théorie) mais souvent complexe à mettre en œuvre (dans la pratique) de la passation des ordres, et en particulier de la pré-affectation.
Le cas en question est intéressant car la passation des ordres recouvre toujours des instruments financiers, des processus et systèmes, des modalités opérationnelles … variés et en perpétuel changement (du fait des modifications d’outils, de pratiques ou de conditions de marché etc.). Si le sujet est simple en théorie, il l’est moins en pratique.
Rappelons brièvement le cadre théorique (réglementaire) puis voyons les enseignements pratiques que nous inspire la décision de sanction.
Sur le plan réglementaire, la documentation est abondante et précise ; la SGP doit mettre en œuvre au cours du processus de passation des ordres :
l’affectation prévisionnelle (pré-affectation) des ordres (entre portefeuilles) ;
l’enregistrement / horodatage des transactions ;
l’archivage, la conservation des données …
Par la suite, elle s’assure du contrôle effectif et permanent de ces obligations, par la mise en place d’un dispositif de contrôle adapté : procédures, moyens techniques et humains de contrôles, suivi du résultat des contrôles, mise en œuvre d’actions de correction en cas de disfonctionnement …
Sur le plan pratique, l’AMF nous rappelle que la ou les procédures en question doivent être très opérationnelles. Dans le cas de la passation des ordres :
la procédure doit être adaptée au mode de passation des ordres (électronique, voix, chat…) et au support ;
elle doit inclure et désigner les supports ou les systèmes sur lesquels les informations sont renseignées, véhiculées, stockées et contrôlées (pas uniquement l’ubiquitaire ‘‘outil’’) ;
elle doit indiquer des successions claires d’étapes, des délais précis dans leur réalisation (ici, la pré-affectation doit être réalisée avant l’émission de l’ordre, non pas avant son exécution), les acteurs concernés …
D’autre part, rappelle l’AMF, les contrôles en la matière se doivent de respecter cette précision. Dans notre cas :
contrôle sur la pré-affectation (avant l’émission de l’ordre),
sur l’horodatage (aux différentes étapes),
sur l’identité de l’affectation (pré et post),
sur l’archivage (quels pièces ou éléments d’informations, quand, où, par qui ?).
Résumons-nous et généralisons : une procédure n’est pas une politique.
Une politique indique, rappelle ou précise des éléments généraux d’organisation, des principes d’actions et leurs objectifs majeurs, le cadre ou l’environnement global à ces actions et à leur contrôle.
La procédure définit la marche à suivre, les opérations à exécuter (puis à contrôler) et les règles à respecter pour aboutir à l’objectif recherché. La procédure est opérationnelle, précise, contextualisée.
Elle est connue des opérateurs (car ils l’ont écrite !).
Elle est mise à jour aussi souvent que nécessaire.
Et elle est appliquée.
Le cas en question est intéressant car la passation des ordres recouvre toujours des instruments financiers, des processus et systèmes, des modalités opérationnelles … variés et en perpétuel changement (du fait des modifications d’outils, de pratiques ou de conditions de marché etc.). Si le sujet est simple en théorie, il l’est moins en pratique.
Rappelons brièvement le cadre théorique (réglementaire) puis voyons les enseignements pratiques que nous inspire la décision de sanction.
Sur le plan réglementaire, la documentation est abondante et précise ; la SGP doit mettre en œuvre au cours du processus de passation des ordres :
l’affectation prévisionnelle (pré-affectation) des ordres (entre portefeuilles) ;
l’enregistrement / horodatage des transactions ;
l’archivage, la conservation des données …
Par la suite, elle s’assure du contrôle effectif et permanent de ces obligations, par la mise en place d’un dispositif de contrôle adapté : procédures, moyens techniques et humains de contrôles, suivi du résultat des contrôles, mise en œuvre d’actions de correction en cas de disfonctionnement …
Sur le plan pratique, l’AMF nous rappelle que la ou les procédures en question doivent être très opérationnelles. Dans le cas de la passation des ordres :
la procédure doit être adaptée au mode de passation des ordres (électronique, voix, chat…) et au support ;
elle doit inclure et désigner les supports ou les systèmes sur lesquels les informations sont renseignées, véhiculées, stockées et contrôlées (pas uniquement l’ubiquitaire ‘‘outil’’) ;
elle doit indiquer des successions claires d’étapes, des délais précis dans leur réalisation (ici, la pré-affectation doit être réalisée avant l’émission de l’ordre, non pas avant son exécution), les acteurs concernés …
D’autre part, rappelle l’AMF, les contrôles en la matière se doivent de respecter cette précision. Dans notre cas :
contrôle sur la pré-affectation (avant l’émission de l’ordre),
sur l’horodatage (aux différentes étapes),
sur l’identité de l’affectation (pré et post),
sur l’archivage (quels pièces ou éléments d’informations, quand, où, par qui ?).
Résumons-nous et généralisons : une procédure n’est pas une politique.
Une politique indique, rappelle ou précise des éléments généraux d’organisation, des principes d’actions et leurs objectifs majeurs, le cadre ou l’environnement global à ces actions et à leur contrôle.
La procédure définit la marche à suivre, les opérations à exécuter (puis à contrôler) et les règles à respecter pour aboutir à l’objectif recherché. La procédure est opérationnelle, précise, contextualisée.
Elle est connue des opérateurs (car ils l’ont écrite !).
Elle est mise à jour aussi souvent que nécessaire.
Et elle est appliquée.
Depuis le jeudi 27 février, l'outil O2S d'HARVEST est bloqué suite à une cyberattaque. L'information est officielle depuis le vendredi 28 février. A ce jour , lundi 3 mars, l'outil n'est pas rétabli. A ce jour, aucun élément n'indique qu'il y a eu fuite de données. CONSTATS & ANALYSES Suite à la cyberattaque d’HARVEST, il y a des obligations CNIL à faire en tant que vous Responsable des Traitements et HARVEST sous-traitant. D'autant qu'O2S contient une quantité astronomique de Données à Caractère Personnel sur les clients : adresse, mail, téléphone, RIB, patrimoine, CNI, peut-être données médicales...bref, c'est énorme. Donc il y a effectivement des choses à faire. Voici le lien vers la CNIL qui traite des violations de données personnelles : https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles En effet notre analyse est: qu’il y a eu une violation de données du fait d’un cas cité : perte de disponibilité , d’intégrité ou de confidentialité de données personnelles, de manière accidentelle ou illicite) En revanche on ne sait pas encore s’il y a eu fuite de données, LE DISPOSITIF d'HARVEST Voici les informations reçues par un CGP, en juillet 2024, sur le dispositif HARVEST : plutôt sérieux. "Sécurité physique : Les serveurs sont hébergés dans un Datacenter Interxion dans l’UE. Le Datacenter a de nombreuses certifications : ISO 14001:2004, ISO 27001 & ISO 22301, ISO 50001:2011, OHSAS 18001, ITIL V3 ,PCI-DSS, HDS (Hébergeur Données Santé). Les infrastructures sont monitorées 24h/24 et 7h/7. Les baies hébergeant les systèmes sont fermées à clé, seul le personnel habilité a accès aux baies : Notre sous-traitant (Waycom) pour la mise à disposition et la supervision des infrastructures d’hébergement travaillant pour le compte d’Harvest (hors baies privées dédiées dont l’accès est géré uniquement par Harvest) Les membres habilités de la DSI Harvest. Les grappes de disques ainsi que les alimentations sont redondées (ainsi que tous les éléments critiques physiques du Datacenter : réseaux internet, réseaux électriques, etc…). Sécurité logique : Les données de production sont accessibles uniquement par un nombre de personnes restreint, défini en accord avec le comité des risques d’Harvest. En aucun cas nos sous-traitants ont accès aux données applicatives. L’accès est basé sur une authentification : compte / mot de passe. Les droits et habilitations sont donnés selon le profil de l’utilisateur. Les flux sont chiffrés (HTTPS). Les données des applications répliquées en continue sur un serveur de secours local et sauvegardées sur un serveur de sauvegarde distant. Les opérations effectuées sur les serveurs sont journalisées. Les serveurs sont mis à jour régulièrement et possèdent un antivirus à jour. Des tests de vulnérabilité sont effectués périodiquement et donnent lieu, si nécessaire, à des plans de remédiation. Réglementaire : Dans le cadre de la réglementation européenne RGPD, un registre des traitements a été créé, il est maintenu par le DPO (Data Protection Officer) d’Harvest. Plan de continuité (PUPA), dans ce cadre Harvest : Dispose d’une procédure de gestion et d’escalade des incidents. A mis en place un comité des risques et est accompagné par un cabinet d’audit externe Activation de la cellule de crise en cas de problème majeurRéalise des évolutions régulières sur l’infrastructure matérielle et logicielle de ses environnements pour améliorer en permanence les performances et la sécurité " QUE FAUT IL FAIRE en interne ? La violation de données et la cyberattaque ne concernent pas VOS systèmes mais ceux d'un sous-traitant. Donc pas de panique. Quand on lit les instructions CNIL, dans cette configuration, il faut documenter la violation de données en interne. QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de la CNIL? Là l'instruction est claire : il faut notifier l’incident à la CNIL dans les 72 heures (donc aujourd'hui pour ceux qui ne l'ont pas faite). Pour ce faire, la CNIL vous accompagne : compléter le document préparatoire (aide au remplissage) : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/2023-07/trame_des_notifications_de_violations_de_donnees_0.odt puis faite la notification en ligne : https://notifications.cnil.fr/notifications/ QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de vos clients ? Ne faites rien pour le moment ! Il faut prévenir les clients si la fuite de données est avérée. En effet, la CNIL précise : en cas de doute sur l’incidence de la fuite de données personnelles concernant la vie privée des personnes concernées (c’est le cas à ce jour car nous ne savons pas s’il y a eu fuite ou non de données), notifiez à la CNIL qui vous indiquera s’il est nécessaire d’informer les personnes. Voilà Croisons les doigts pour que vous puissiez rapidement travailler et que les données des clients ne fuitent pas.!
SRRI ou SRI...that's the question
L'ACPR nous fait le plaisir de préciser sa position sur le parcours client en assurance : connaissance client, durabilité, devoir de conseil, actualisation,...
Le Sénat veut protéger les consommateurs contre les appels téléphoniques non sollicités et renforcer leurs droits en matière de protection des données personnelles.
Nouveautés dans les agréments de SGP...
Distribution des certificats à gestion active ou actively managed certificates " (AMC) auprès de clients non professionnels ...l'AMF remet les pendules à l'heure
Pour les courtiers, le mandat d'arbitrage ce sera plus de liberté...mais plus de responsabilité ! Et pour les SGP une inscription ORIAS ?
Assurance : enfin des précisions sur la périodicité de l'actualisation des données du client et du conseil !
Voici les supports de notre intervention commune avec la CNCEF PATRIMOINE