Sanctions AMF … A vos plans de contrôle !
Jean Marc Fourré • 24 février 2017
Une récente décision de sanctions AMF à l’égard d’une société de gestion nous donne l’occasion d’un tour d’horizon intéressant sur divers aspects liés à la conformité réglementaire et aux attentes de l’AMF en la matière.
Les faits et insuffisances mis en évidence par l’AMF en ce cas d’espèces nous apparaissent à la fois simples et bien décrits dans le compte-rendu de la décision de la Commission des sanctions, aussi nous ne reviendrons pas dans ce blog sur le fond de l’affaire. Nous allons plutôt vous proposer les enseignements principaux que nous tirons de ce document et les points du plan de contrôle type d’une société de gestion que nous vous conseillons de revoir et d’enrichir, si nécessaire.
1) Sur les conditions d’agrément et la mise à jour du programme d’activité
Les conditions d’agrément doivent être respectées en permanence. Or, l’activité, les moyens humains, l’organisation, les processus, la gouvernance … d’une société de gestion évoluent régulièrement : attention à bien informer l’AMF des modifications importantes en ces domaines.
Nous ajoutons : ne pas hésiter à prendre contact avec votre contact AMF habituel pour échanger sur des points évalués comme mineurs, à première vue, et convenir et valider avec lui la démarche d’information la plus adaptée.
2) Sur le travail à distance de gérants financiers
Bien valider avec l’AMF les conditions matérielles et organisationnelles d’un tel dispositif… et respecter ces dispositions.
Nous pensons pour notre part que de tels schémas organisationnels sont à proscrire.
3) Passage des ordres, en particulier : utilisation de comptes de stockage, RTO
Grande prudence sur les processus de passage des ordres encore manuels (main-courantes, ordres passés à la voix etc.), pièges à risque opérationnel … et à sanctions AMF !
Les opérations transitant par des comptes de stockage doivent faire l’objet d’une attention particulière, au-delà des dispositifs de contrôle habituels sur le processus de passage des ordres : pré-affectation, horodatages, conservation de la piste d’audit …
Nous recommandons un contrôle de deuxième niveau systématique (exhaustif !) par le RCCI des ordres exécutés partiellement, réduits et affectés pro rata, annulés, mis en attente, stockés … Ce contrôle doit apparaître clairement dans le plan de contrôle interne de la société.
Voir nos autres blogs pour les contrôles habituels au processus de passage des ordres et les sanctions régulières de l’AMF sur ce thème. Bien sûr, adopter les mêmes types de contrôle à la RTO.
4) Qualité des procédures et caractère opérationnel
Comme souvent évoqué ici, les procédures ne sont pas des documents généraux, anonymes, standards. Ils doivent être adaptés aux processus opérationnels mis en œuvre par la SGP : qui fait quoi, quand, comment, sur quels outils et à quelle fréquence, et comment cela se voit-il après coup ? De même pour les contrôles.
Nous ajoutons : halte au ‘‘copié / collé’’ de procédures obtenues d’une autre société de gestion !
5) Fiabilité de l’horodatage
Ici, une seule recommandation : vérifiez vos horodateurs !
6) Délégation du contrôle permanent de deuxième niveau à un délégataire externe
Vérifiez ce que fait le délégataire : nature des contrôles, fréquence, documentation, piste d’audit … Discutez de la méthodologie des contrôles, de leur résultat, des recommandations proposées.
Rappelez-vous que vous restez entièrement responsables de ce que le délégataire a contrôlé !
7) Déclaration des opérations suspectes : informations privilégiées
Mettez en place des contrôles forts et efficaces sur les ordres inhabituels ou particuliers (petites capitalisations, valeurs dont le cours est volatil, périodes d’annonce d’opérations …) et comme ici, sur les opérations portant sur une valeur ayant fait l’objet d’un sondage de marché. Les sanctions en matière d’abus de marché dont impitoyables, à juste titre.
Nous ajoutons : dans le doute, a priori : abstenez-vous (de traiter l’ordre) ; si le doute intervient a posteriori, après passage de l’ordre : ne vous abstenez-pas (de faire une déclaration).
8) Gestion sous mandat (GSM) et réception-transmission d’ordres (RTO)
Pour rappel, le mandant ne doit pas intervenir dans la GSM pour son compte, sauf à titre exceptionnel, et dans le cadre d’une instruction écrite.
Nous ajoutons : demandez dans ce cas une justification précise et plausible ; contrôlez systématiquement l’opération.
Alors, à vos plans de contrôle !
Pour en savoir plus :
Sanction AMF – Société de gestion de portefeuille
Les faits et insuffisances mis en évidence par l’AMF en ce cas d’espèces nous apparaissent à la fois simples et bien décrits dans le compte-rendu de la décision de la Commission des sanctions, aussi nous ne reviendrons pas dans ce blog sur le fond de l’affaire. Nous allons plutôt vous proposer les enseignements principaux que nous tirons de ce document et les points du plan de contrôle type d’une société de gestion que nous vous conseillons de revoir et d’enrichir, si nécessaire.
1) Sur les conditions d’agrément et la mise à jour du programme d’activité
Les conditions d’agrément doivent être respectées en permanence. Or, l’activité, les moyens humains, l’organisation, les processus, la gouvernance … d’une société de gestion évoluent régulièrement : attention à bien informer l’AMF des modifications importantes en ces domaines.
Nous ajoutons : ne pas hésiter à prendre contact avec votre contact AMF habituel pour échanger sur des points évalués comme mineurs, à première vue, et convenir et valider avec lui la démarche d’information la plus adaptée.
2) Sur le travail à distance de gérants financiers
Bien valider avec l’AMF les conditions matérielles et organisationnelles d’un tel dispositif… et respecter ces dispositions.
Nous pensons pour notre part que de tels schémas organisationnels sont à proscrire.
3) Passage des ordres, en particulier : utilisation de comptes de stockage, RTO
Grande prudence sur les processus de passage des ordres encore manuels (main-courantes, ordres passés à la voix etc.), pièges à risque opérationnel … et à sanctions AMF !
Les opérations transitant par des comptes de stockage doivent faire l’objet d’une attention particulière, au-delà des dispositifs de contrôle habituels sur le processus de passage des ordres : pré-affectation, horodatages, conservation de la piste d’audit …
Nous recommandons un contrôle de deuxième niveau systématique (exhaustif !) par le RCCI des ordres exécutés partiellement, réduits et affectés pro rata, annulés, mis en attente, stockés … Ce contrôle doit apparaître clairement dans le plan de contrôle interne de la société.
Voir nos autres blogs pour les contrôles habituels au processus de passage des ordres et les sanctions régulières de l’AMF sur ce thème. Bien sûr, adopter les mêmes types de contrôle à la RTO.
4) Qualité des procédures et caractère opérationnel
Comme souvent évoqué ici, les procédures ne sont pas des documents généraux, anonymes, standards. Ils doivent être adaptés aux processus opérationnels mis en œuvre par la SGP : qui fait quoi, quand, comment, sur quels outils et à quelle fréquence, et comment cela se voit-il après coup ? De même pour les contrôles.
Nous ajoutons : halte au ‘‘copié / collé’’ de procédures obtenues d’une autre société de gestion !
5) Fiabilité de l’horodatage
Ici, une seule recommandation : vérifiez vos horodateurs !
6) Délégation du contrôle permanent de deuxième niveau à un délégataire externe
Vérifiez ce que fait le délégataire : nature des contrôles, fréquence, documentation, piste d’audit … Discutez de la méthodologie des contrôles, de leur résultat, des recommandations proposées.
Rappelez-vous que vous restez entièrement responsables de ce que le délégataire a contrôlé !
7) Déclaration des opérations suspectes : informations privilégiées
Mettez en place des contrôles forts et efficaces sur les ordres inhabituels ou particuliers (petites capitalisations, valeurs dont le cours est volatil, périodes d’annonce d’opérations …) et comme ici, sur les opérations portant sur une valeur ayant fait l’objet d’un sondage de marché. Les sanctions en matière d’abus de marché dont impitoyables, à juste titre.
Nous ajoutons : dans le doute, a priori : abstenez-vous (de traiter l’ordre) ; si le doute intervient a posteriori, après passage de l’ordre : ne vous abstenez-pas (de faire une déclaration).
8) Gestion sous mandat (GSM) et réception-transmission d’ordres (RTO)
Pour rappel, le mandant ne doit pas intervenir dans la GSM pour son compte, sauf à titre exceptionnel, et dans le cadre d’une instruction écrite.
Nous ajoutons : demandez dans ce cas une justification précise et plausible ; contrôlez systématiquement l’opération.
Alors, à vos plans de contrôle !
Pour en savoir plus :
Sanction AMF – Société de gestion de portefeuille
Depuis le jeudi 27 février, l'outil O2S d'HARVEST est bloqué suite à une cyberattaque. L'information est officielle depuis le vendredi 28 février. A ce jour , lundi 3 mars, l'outil n'est pas rétabli. A ce jour, aucun élément n'indique qu'il y a eu fuite de données. CONSTATS & ANALYSES Suite à la cyberattaque d’HARVEST, il y a des obligations CNIL à faire en tant que vous Responsable des Traitements et HARVEST sous-traitant. D'autant qu'O2S contient une quantité astronomique de Données à Caractère Personnel sur les clients : adresse, mail, téléphone, RIB, patrimoine, CNI, peut-être données médicales...bref, c'est énorme. Donc il y a effectivement des choses à faire. Voici le lien vers la CNIL qui traite des violations de données personnelles : https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles En effet notre analyse est: qu’il y a eu une violation de données du fait d’un cas cité : perte de disponibilité , d’intégrité ou de confidentialité de données personnelles, de manière accidentelle ou illicite) En revanche on ne sait pas encore s’il y a eu fuite de données, LE DISPOSITIF d'HARVEST Voici les informations reçues par un CGP, en juillet 2024, sur le dispositif HARVEST : plutôt sérieux. "Sécurité physique : Les serveurs sont hébergés dans un Datacenter Interxion dans l’UE. Le Datacenter a de nombreuses certifications : ISO 14001:2004, ISO 27001 & ISO 22301, ISO 50001:2011, OHSAS 18001, ITIL V3 ,PCI-DSS, HDS (Hébergeur Données Santé). Les infrastructures sont monitorées 24h/24 et 7h/7. Les baies hébergeant les systèmes sont fermées à clé, seul le personnel habilité a accès aux baies : Notre sous-traitant (Waycom) pour la mise à disposition et la supervision des infrastructures d’hébergement travaillant pour le compte d’Harvest (hors baies privées dédiées dont l’accès est géré uniquement par Harvest) Les membres habilités de la DSI Harvest. Les grappes de disques ainsi que les alimentations sont redondées (ainsi que tous les éléments critiques physiques du Datacenter : réseaux internet, réseaux électriques, etc…). Sécurité logique : Les données de production sont accessibles uniquement par un nombre de personnes restreint, défini en accord avec le comité des risques d’Harvest. En aucun cas nos sous-traitants ont accès aux données applicatives. L’accès est basé sur une authentification : compte / mot de passe. Les droits et habilitations sont donnés selon le profil de l’utilisateur. Les flux sont chiffrés (HTTPS). Les données des applications répliquées en continue sur un serveur de secours local et sauvegardées sur un serveur de sauvegarde distant. Les opérations effectuées sur les serveurs sont journalisées. Les serveurs sont mis à jour régulièrement et possèdent un antivirus à jour. Des tests de vulnérabilité sont effectués périodiquement et donnent lieu, si nécessaire, à des plans de remédiation. Réglementaire : Dans le cadre de la réglementation européenne RGPD, un registre des traitements a été créé, il est maintenu par le DPO (Data Protection Officer) d’Harvest. Plan de continuité (PUPA), dans ce cadre Harvest : Dispose d’une procédure de gestion et d’escalade des incidents. A mis en place un comité des risques et est accompagné par un cabinet d’audit externe Activation de la cellule de crise en cas de problème majeurRéalise des évolutions régulières sur l’infrastructure matérielle et logicielle de ses environnements pour améliorer en permanence les performances et la sécurité " QUE FAUT IL FAIRE en interne ? La violation de données et la cyberattaque ne concernent pas VOS systèmes mais ceux d'un sous-traitant. Donc pas de panique. Quand on lit les instructions CNIL, dans cette configuration, il faut documenter la violation de données en interne. QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de la CNIL? Là l'instruction est claire : il faut notifier l’incident à la CNIL dans les 72 heures (donc aujourd'hui pour ceux qui ne l'ont pas faite). Pour ce faire, la CNIL vous accompagne : compléter le document préparatoire (aide au remplissage) : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/2023-07/trame_des_notifications_de_violations_de_donnees_0.odt puis faite la notification en ligne : https://notifications.cnil.fr/notifications/ QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de vos clients ? Ne faites rien pour le moment ! Il faut prévenir les clients si la fuite de données est avérée. En effet, la CNIL précise : en cas de doute sur l’incidence de la fuite de données personnelles concernant la vie privée des personnes concernées (c’est le cas à ce jour car nous ne savons pas s’il y a eu fuite ou non de données), notifiez à la CNIL qui vous indiquera s’il est nécessaire d’informer les personnes. Voilà Croisons les doigts pour que vous puissiez rapidement travailler et que les données des clients ne fuitent pas.!
SRRI ou SRI...that's the question
L'ACPR nous fait le plaisir de préciser sa position sur le parcours client en assurance : connaissance client, durabilité, devoir de conseil, actualisation,...
Le Sénat veut protéger les consommateurs contre les appels téléphoniques non sollicités et renforcer leurs droits en matière de protection des données personnelles.
Nouveautés dans les agréments de SGP...
Distribution des certificats à gestion active ou actively managed certificates " (AMC) auprès de clients non professionnels ...l'AMF remet les pendules à l'heure
Pour les courtiers, le mandat d'arbitrage ce sera plus de liberté...mais plus de responsabilité ! Et pour les SGP une inscription ORIAS ?
Assurance : enfin des précisions sur la périodicité de l'actualisation des données du client et du conseil !
Voici les supports de notre intervention commune avec la CNCEF PATRIMOINE