Quand la mise à jour des programmes d’activité bat son plein

Les sociétés de gestion mettent en ce moment à jour leur programme d’activité, dans le cadre de la mise en œuvre de ROSA.

Voir notre blog du 4 novembre 2020.

Rappelons que le programme d’activité au nouveau format ROSA doit être inséré dans le nouvel outil ROSA avant le 11 avril 2021 Ceci laisse finalement peu de temps, si - par hypothèse - le programme d’activité n’a pas été mis à jour régulièrement au fil du temps.

Permettons-nous donc quelques conseils pour une mise à jour sereine et un résultat de qualité.

Décrire la situation à aujourd’hui

Dans le cadre de la mise à jour du programme d’activité, il ne nous semble pas opportun de décrire des travaux en cours (work in progress), des organisations cible, des ‘‘états futurs d’achèvement’’. Si, ce qui est probable au vu des remodelages permanents des organisations, demain sera différent d’aujourd’hui, nous conseillons tout de même de décrire l’aujourd’hui, même s’il n’est pas parfait. Notre avis est que le programme d’activité doit décrire l’existant au 11 avril 2021. Il sera toujours temps de le mettre à jour par la suite, au gré des évolutions significatives de l’organisation et du périmètre de la société de gestion.

Toute la vérité, rien que la vérité

Dans le même ordre d’idée, inutile d’embellir la réalité. Mieux vaut s’en tenir aux faits. Et si la mise à jour du programme d’activité est l’occasion de percevoir des faiblesses dans le dispositif (souvent plus visibles dans un exercice de rédaction qu’au quotidien), tant mieux. Ce sera l’occasion de planifier des actions de correction.

Qui fait quoi, quand, comment …

C’est notre mantra lorsqu’il s’agit de rédiger des procédures opérationnelles. Il vaut aussi pour la rédaction d’un dossier d’agrément ou la mise à jour d’un programme d’activité. Inutile à notre sens de réécrire l’histoire, le monde ou un roman … Plutôt décrire le plus simplement possible :

-       Des processus d’investissement, opérationnels et de contrôle

-       Des équipes, des hommes et des femmes

-       Le fonctionnement d’une gouvernance globale

-       L’existence et l’utilisation d’indicateurs clés d’alerte et de traitement des anomalies

-       Des outils et des systèmes

-       Des mécanismes de prise de décision et de reporting spécifiques etc.

Ne pas abuser des citations réglementaires

Nous voyons souvent des documents internes inutilement alourdis – à notre sens – de longues citations de la réglementation. Outre que les références réglementaires changent régulièrement, nous partons du principe que l’AMF connaît (et ô combien mieux que nous) les références réglementaires applicables à tel ou tel sujet. Mieux vaut se concentrer sur le traitement du point en question.

Une approche synthétique et directe

Dans le même ordre d’idée, nous privilégions une approche synthétique et directe de la description d’un périmètre d’activités, des instruments financiers utilisés, des modalités de distribution des produits etc.

La question de la ‘‘granularité’’

La question se pose aussi de la granularité du document à proposer à l’AMF :

• Trop détaillé et je risque l’obsolescence non programmée, avec l’obligation d’une mise à jour du document en permanence par la suite,
• Trop succinct et je risque d’oublier une activité, un processus, un acteur … ce qui pourrait m’être reproché par la suite en cas de contrôle.

Les notes disséminées par l’AMF dans le document modèle aident cependant à trouver un bon équilibre. Celui-ci peut aussi être favorisé par une prise de recul du rédacteur sur le fonctionnement de la société de gestion : écrire et décrire l’essentiel, bien sûr ; compléter par l’important ; s’interroger sur l’accessoire ou l’anecdotique, quitte à l’indiquer ‘‘en passant’’. Nous proposons dans ce cas :

1. L’insertion d’une note de bas de page
2. La référence à une politique ou une procédure interne, ou à tout document interne de support : organigramme détaillé, schéma de flux, ‘‘Termes de référence’’ … disponible sur demande
3. La mention simple de l’existant, sans détail superflu.

Pour en savoir plus : nous contacter

Crédit photo : https://pixabay.com/fr/photos/rose-fleur-ros%C3%A9e-gouttes-de-ros%C3%A9e-1642970/ Image par AliceKeyStudio de Pixabay