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Crise du Coronavirus…un PCA s’impose urgemment !!
Vincent Boisseau • 13 mars 2020
L’association ICCI – les ‘‘Indépendants de la Conformité et du Contrôle interne’’ (www.icci.fr) dont OPADEO CONSEIL est membre, organisait ce jeudi 12 mars sa première séance de déjeuner–brainstorming autour de la situation de crise créée par la pandémie de coronavirus et son impact pour les SGP et les autres acteurs de la finance et de l’épargne : risque financier et PCA.
Retour sur ces échanges …
La première partie s’intéressait à la crise financière et aux modifications à apporter au plan de contrôle des RCCI (voir notre blog).
La deuxième partie concernait les dysfonctionnements liés au Coronavirus et à la nécessité d’avoir un PCA.
Les PCA ou Plan de Continuité d’Activité ont été traditionnellement définis autour des risques standards :
Cambriolage
Virus informatique
Pannes
Interruption flux
Locaux inaccessibles
Peu à peu on voit apparaitre de nouveaux risques : inondations, canicule, et maintenant épidémie (SRAS, COVID-19)
Chaque risque génère sa propre logique et donc des réponses spécifiques
Comment faire fonctionner ma structure sous contrainte… ?
Contraintes du COVID-19
Contrainte 1 : l’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs
Causes multiples :
Fermeture des écoles universités nécessitant de garder les enfants (sans pouvoir les confier aux parents & grands-parents !)
Collaborateur touché par le virus nécessitant une quarantaine
Scenario 1 : le collaborateur peut faire du télétravail
Scenario 2 : le collaborateur n’est pas en mesure d’assurer physiquement ses tâches à distance
Conséquences :
Désorganisation de l’entreprise
Non continuité des services et de la production
Contrainte 2 : impossibilité d’accéder à l’entreprise
Causes
l’interruption des transports,
l’interdiction de se déplacer (confinement)
Conséquences :
Non continuité des services et de la production
Contrainte 3 : interruption des flux (électricité, internet,…)
Prévention & anticipation – à intégrer dans le plan de contrôle et de prévention
Hygiène
Rappel des notions d’hygiène personnelle
Elévation du niveau d’hygiène au sein des bureaux
Cartographie
Cartographie du personnel / des tâches /des responsabilités
Identifier qui fait quoi
Permet de mettre en place des back up en cas d’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs qui seraient dans l’impossibilité d’assurer leurs tâches à distance
Identifier les personnes clés
Personnes incontournables pour faire fonctionner la société
Identifier les criticités opérationnelles (tâches incontournables pour faire fonctionner la société)
Si possible identifier les personnes fragiles susceptibles d’être plus touchées par le COVID-19 (personnes âgées, maladie chronique,…)
Voir quel traitement de protection appliquer à ces personnes (télétravail, taxi,.. ?)
Attention !! Respecter le secret médical et le RGPD
Cartographie des logiciels
Evaluer la criticité des logiciels (logiciels incontournables pour faire fonctionner la société)
Télétravail et back-up :
Face à ses contraintes fortes, une réponse est le télétravail des collaborateurs
Evaluer la faisabilité de faire travailler les collaborateurs à distance (seuls ou en petits groupes)
Préalables :
Prévoir un accès informatique à distance , si possible sécurisé (VPN, cloud, …) => voir avec votre prestataire informatique
Chacun doit avoir accès aux numéros de téléphones de tous les collaborateurs
Les numéros de téléphones des clients, fournisseurs etc…doivent être accessibles
Prévoir un outil de visio-conférence
Evaluer la possibilité de faire travailler une partie des équipes à distance et l’autre au bureau
Prendre avec soi en partant du bureau tous les soirs, tout ce qu’il faut pour travailler à distance
Evaluer la faisabilité d’utiliser les logiciels les plus critiques à distance
Spécifique GESTION COLLECTIVE :
Evaluer la capacité à enregistrer les conversations ou trouver des solutions de contournement valables et sécurisés (confirmation,…)
Accès aux bases financières (BLOOMBERG…)
Limiter les réunions physiques et favoriser les réunions à distance
Administratif :
Organiser les renvois d’appel
Ne pas oublier les sécuricode / token / OMS dans CRM (tous les systèmes d’accès sécurisés) pour les passages d’ordre
Communication de crise
Préparer un message connu de tous en interne
Identifier les canaux autorisés à communiquer à l’extérieur
Préparer une communication dans la durée vis-à-vis des parties prenantes (banques, actionnaires, clients, fournisseurs…)
Ne pas oublier :
Diffuser le PCA à tous pour une parfaite compréhension de ce qu’il faudra faire au cas où…
Tester le PCA (attention au grain de sable)
Pour recevoir les notes de synthèse de nos prochains travaux : inscription
Crédit photo : pixabay – https://pixabay.com/fr/users/sumanley-2265479/ – https://pixabay.com/fr/illustrations/monalisa-mona-lisa-corona-virus-4893660/
Rédacteur : Vincent Boisseau – OPADEO CONSEIL – www.opadeo.fr
Créée en 2008, OPADEO CONSEIL accompagne les acteurs de l’Epargne (CIF, CGP, IAS, Family Office, associations professionnelles…) et de la Finance (SGP, EI) sur la réglementation AMF et ACPR dans des missions de contrôles (RCCI, RCSI, Contrôle périodique…), d’agrément, d’organisation, de stratégie et de formation.
Créée en mai 2019, l’association ICCI (les ‘‘Indépendants de la Conformité et du Contrôle interne’’ (www.icci.fr) a pour vocation de regrouper les intervenants indépendants et externalisés de la conformité et du contrôle interne qui exercent dans le cadre de la réglementation AMF & ACPR, en appui ou par délégation des RCCI, RCSI, contrôleurs internes …
Retour sur ces échanges …
La première partie s’intéressait à la crise financière et aux modifications à apporter au plan de contrôle des RCCI (voir notre blog).
La deuxième partie concernait les dysfonctionnements liés au Coronavirus et à la nécessité d’avoir un PCA.
Les PCA ou Plan de Continuité d’Activité ont été traditionnellement définis autour des risques standards :
Cambriolage
Virus informatique
Pannes
Interruption flux
Locaux inaccessibles
Peu à peu on voit apparaitre de nouveaux risques : inondations, canicule, et maintenant épidémie (SRAS, COVID-19)
Chaque risque génère sa propre logique et donc des réponses spécifiques
Comment faire fonctionner ma structure sous contrainte… ?
Contraintes du COVID-19
Contrainte 1 : l’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs
Causes multiples :
Fermeture des écoles universités nécessitant de garder les enfants (sans pouvoir les confier aux parents & grands-parents !)
Collaborateur touché par le virus nécessitant une quarantaine
Scenario 1 : le collaborateur peut faire du télétravail
Scenario 2 : le collaborateur n’est pas en mesure d’assurer physiquement ses tâches à distance
Conséquences :
Désorganisation de l’entreprise
Non continuité des services et de la production
Contrainte 2 : impossibilité d’accéder à l’entreprise
Causes
l’interruption des transports,
l’interdiction de se déplacer (confinement)
Conséquences :
Non continuité des services et de la production
Contrainte 3 : interruption des flux (électricité, internet,…)
Prévention & anticipation – à intégrer dans le plan de contrôle et de prévention
Hygiène
Rappel des notions d’hygiène personnelle
Elévation du niveau d’hygiène au sein des bureaux
Cartographie
Cartographie du personnel / des tâches /des responsabilités
Identifier qui fait quoi
Permet de mettre en place des back up en cas d’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs qui seraient dans l’impossibilité d’assurer leurs tâches à distance
Identifier les personnes clés
Personnes incontournables pour faire fonctionner la société
Identifier les criticités opérationnelles (tâches incontournables pour faire fonctionner la société)
Si possible identifier les personnes fragiles susceptibles d’être plus touchées par le COVID-19 (personnes âgées, maladie chronique,…)
Voir quel traitement de protection appliquer à ces personnes (télétravail, taxi,.. ?)
Attention !! Respecter le secret médical et le RGPD
Cartographie des logiciels
Evaluer la criticité des logiciels (logiciels incontournables pour faire fonctionner la société)
Télétravail et back-up :
Face à ses contraintes fortes, une réponse est le télétravail des collaborateurs
Evaluer la faisabilité de faire travailler les collaborateurs à distance (seuls ou en petits groupes)
Préalables :
Prévoir un accès informatique à distance , si possible sécurisé (VPN, cloud, …) => voir avec votre prestataire informatique
Chacun doit avoir accès aux numéros de téléphones de tous les collaborateurs
Les numéros de téléphones des clients, fournisseurs etc…doivent être accessibles
Prévoir un outil de visio-conférence
Evaluer la possibilité de faire travailler une partie des équipes à distance et l’autre au bureau
Prendre avec soi en partant du bureau tous les soirs, tout ce qu’il faut pour travailler à distance
Evaluer la faisabilité d’utiliser les logiciels les plus critiques à distance
Spécifique GESTION COLLECTIVE :
Evaluer la capacité à enregistrer les conversations ou trouver des solutions de contournement valables et sécurisés (confirmation,…)
Accès aux bases financières (BLOOMBERG…)
Limiter les réunions physiques et favoriser les réunions à distance
Administratif :
Organiser les renvois d’appel
Ne pas oublier les sécuricode / token / OMS dans CRM (tous les systèmes d’accès sécurisés) pour les passages d’ordre
Communication de crise
Préparer un message connu de tous en interne
Identifier les canaux autorisés à communiquer à l’extérieur
Préparer une communication dans la durée vis-à-vis des parties prenantes (banques, actionnaires, clients, fournisseurs…)
Ne pas oublier :
Diffuser le PCA à tous pour une parfaite compréhension de ce qu’il faudra faire au cas où…
Tester le PCA (attention au grain de sable)
Pour recevoir les notes de synthèse de nos prochains travaux : inscription
Crédit photo : pixabay – https://pixabay.com/fr/users/sumanley-2265479/ – https://pixabay.com/fr/illustrations/monalisa-mona-lisa-corona-virus-4893660/
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Créée en 2008, OPADEO CONSEIL accompagne les acteurs de l’Epargne (CIF, CGP, IAS, Family Office, associations professionnelles…) et de la Finance (SGP, EI) sur la réglementation AMF et ACPR dans des missions de contrôles (RCCI, RCSI, Contrôle périodique…), d’agrément, d’organisation, de stratégie et de formation.
Créée en mai 2019, l’association ICCI (les ‘‘Indépendants de la Conformité et du Contrôle interne’’ (www.icci.fr) a pour vocation de regrouper les intervenants indépendants et externalisés de la conformité et du contrôle interne qui exercent dans le cadre de la réglementation AMF & ACPR, en appui ou par délégation des RCCI, RCSI, contrôleurs internes …
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