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Crise du Coronavirus…un PCA s’impose urgemment !!

Vincent Boisseau • 13 mars 2020

L’association ICCI – les ‘‘Indépendants de la Conformité et du Contrôle interne’’ (www.icci.fr) dont OPADEO CONSEIL est membre, organisait ce jeudi 12 mars sa première séance de déjeuner–brainstorming autour de la situation de crise créée par la pandémie de coronavirus et son impact pour les SGP et les autres acteurs de la finance et de l’épargne : risque financier et PCA.
Retour sur ces échanges …

La première partie s’intéressait à la crise financière et aux modifications à apporter au plan de contrôle des RCCI (voir notre blog).

La deuxième partie concernait les dysfonctionnements liés au Coronavirus et à la nécessité d’avoir un PCA.

Les PCA ou Plan de Continuité d’Activité ont été traditionnellement définis autour des risques standards :

    Cambriolage
    Virus informatique
    Pannes
    Interruption flux
    Locaux inaccessibles

Peu à peu on voit apparaitre de nouveaux risques : inondations, canicule, et maintenant épidémie (SRAS, COVID-19)

Chaque risque génère sa propre logique et donc des réponses spécifiques

Comment faire fonctionner ma structure sous contrainte… ?

Contraintes du COVID-19

Contrainte 1 : l’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs

    Causes multiples :
        Fermeture des écoles universités nécessitant de garder les enfants (sans pouvoir les confier aux parents & grands-parents !)
        Collaborateur touché par le virus nécessitant une quarantaine
            Scenario 1 : le collaborateur peut faire du télétravail
            Scenario 2 : le collaborateur n’est pas en mesure d’assurer physiquement ses tâches à distance
        Conséquences :
            Désorganisation de l’entreprise
            Non continuité des services et de la production

Contrainte 2 : impossibilité d’accéder à l’entreprise

    Causes
        l’interruption des transports,
        l’interdiction de se déplacer (confinement)
    Conséquences :
        Non continuité des services et de la production

Contrainte 3 : interruption des flux (électricité, internet,…)

Prévention & anticipation – à intégrer dans le plan de contrôle et de prévention

    Hygiène
        Rappel des notions d’hygiène personnelle
        Elévation du niveau d’hygiène au sein des bureaux

    Cartographie
        Cartographie du personnel / des tâches /des responsabilités
            Identifier qui fait quoi
                Permet de mettre en place des back up en cas d’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs qui seraient dans l’impossibilité d’assurer leurs tâches à distance
            Identifier les personnes clés
                Personnes incontournables pour faire fonctionner la société
            Identifier les criticités opérationnelles (tâches incontournables pour faire fonctionner la société)
            Si possible identifier les personnes fragiles susceptibles d’être plus touchées par le COVID-19 (personnes âgées, maladie chronique,…)
                Voir quel traitement de protection appliquer à ces personnes (télétravail, taxi,.. ?)
                Attention !! Respecter le secret médical et le RGPD
            Cartographie des logiciels
                Evaluer la criticité des logiciels (logiciels incontournables pour faire fonctionner la société)

    Télétravail et back-up :

Face à ses contraintes fortes, une réponse est le télétravail des collaborateurs

    Evaluer la faisabilité de faire travailler les collaborateurs à distance (seuls ou en petits groupes)
        Préalables :
            Prévoir un accès informatique à distance , si possible sécurisé (VPN, cloud, …) => voir avec votre prestataire informatique
            Chacun doit avoir accès aux numéros de téléphones de tous les collaborateurs
            Les numéros de téléphones des clients, fournisseurs etc…doivent être accessibles
            Prévoir un outil de visio-conférence
        Evaluer la possibilité de faire travailler une partie des équipes à distance et l’autre au bureau
        Prendre avec soi en partant du bureau tous les soirs, tout ce qu’il faut pour travailler à distance
        Evaluer la faisabilité d’utiliser les logiciels les plus critiques à distance
        Spécifique GESTION COLLECTIVE :
            Evaluer la capacité à enregistrer les conversations ou trouver des solutions de contournement valables et sécurisés (confirmation,…)
            Accès aux bases financières (BLOOMBERG…)
        Limiter les réunions physiques et favoriser les réunions à distance
        Administratif :
            Organiser les renvois d’appel
            Ne pas oublier les sécuricode / token / OMS dans CRM (tous les systèmes d’accès sécurisés) pour les passages d’ordre
        Communication de crise
            Préparer un message connu de tous en interne
            Identifier les canaux autorisés à communiquer à l’extérieur
            Préparer une communication dans la durée vis-à-vis des parties prenantes (banques, actionnaires, clients, fournisseurs…)

Ne pas oublier :

    Diffuser le PCA à tous pour une parfaite compréhension de ce qu’il faudra faire au cas où…
    Tester le PCA (attention au grain de sable)

Pour recevoir les notes de synthèse de nos prochains travaux : inscription

Crédit photo : pixabay – https://pixabay.com/fr/users/sumanley-2265479/ – https://pixabay.com/fr/illustrations/monalisa-mona-lisa-corona-virus-4893660/

Rédacteur : Vincent Boisseau – OPADEO CONSEIL – www.opadeo.fr

Créée en 2008, OPADEO CONSEIL accompagne les acteurs de l’Epargne (CIF, CGP, IAS, Family Office, associations professionnelles…) et de la Finance (SGP, EI) sur la réglementation AMF et ACPR dans des missions de contrôles (RCCI, RCSI, Contrôle périodique…), d’agrément, d’organisation, de stratégie et de formation.

Créée en mai 2019, l’association ICCI (les ‘‘Indépendants de la Conformité et du Contrôle interne’’ (www.icci.fr) a pour vocation de regrouper les intervenants indépendants et externalisés de la conformité et du contrôle interne qui exercent dans le cadre de la réglementation AMF & ACPR, en appui ou par délégation des RCCI, RCSI, contrôleurs internes …

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HARVEST O2S - Cybermalveillance

par Vincent Boisseau • 3 mars 2025

Depuis le jeudi 27 février, l'outil O2S d'HARVEST est bloqué suite à une cyberattaque. L'information est officielle depuis le vendredi 28 février. A ce jour , lundi 3 mars, l'outil n'est pas rétabli. A ce jour, aucun élément n'indique qu'il y a eu fuite de données. CONSTATS & ANALYSES Suite à la cyberattaque d’HARVEST, il y a des obligations CNIL à faire en tant que vous Responsable des Traitements et HARVEST sous-traitant. D'autant qu'O2S contient une quantité astronomique de Données à Caractère Personnel sur les clients : adresse, mail, téléphone, RIB, patrimoine, CNI, peut-être données médicales...bref, c'est énorme. Donc il y a effectivement des choses à faire. Voici le lien vers la CNIL qui traite des violations de données personnelles : https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles En effet notre analyse est: qu’il y a eu une violation de données du fait d’un cas cité : perte de disponibilité , d’intégrité ou de confidentialité de données personnelles, de manière accidentelle ou illicite) En revanche on ne sait pas encore s’il y a eu fuite de données, LE DISPOSITIF d'HARVEST Voici les informations reçues par un CGP, en juillet 2024, sur le dispositif HARVEST : plutôt sérieux. "Sécurité physique : Les serveurs sont hébergés dans un Datacenter Interxion dans l’UE. Le Datacenter a de nombreuses certifications : ISO 14001:2004, ISO 27001 & ISO 22301, ISO 50001:2011, OHSAS 18001, ITIL V3 ,PCI-DSS, HDS (Hébergeur Données Santé). Les infrastructures sont monitorées 24h/24 et 7h/7. Les baies hébergeant les systèmes sont fermées à clé, seul le personnel habilité a accès aux baies : Notre sous-traitant (Waycom) pour la mise à disposition et la supervision des infrastructures d’hébergement travaillant pour le compte d’Harvest (hors baies privées dédiées dont l’accès est géré uniquement par Harvest) Les membres habilités de la DSI Harvest. Les grappes de disques ainsi que les alimentations sont redondées (ainsi que tous les éléments critiques physiques du Datacenter : réseaux internet, réseaux électriques, etc…). Sécurité logique : Les données de production sont accessibles uniquement par un nombre de personnes restreint, défini en accord avec le comité des risques d’Harvest. En aucun cas nos sous-traitants ont accès aux données applicatives. L’accès est basé sur une authentification : compte / mot de passe. Les droits et habilitations sont donnés selon le profil de l’utilisateur. Les flux sont chiffrés (HTTPS). Les données des applications répliquées en continue sur un serveur de secours local et sauvegardées sur un serveur de sauvegarde distant. Les opérations effectuées sur les serveurs sont journalisées. Les serveurs sont mis à jour régulièrement et possèdent un antivirus à jour. Des tests de vulnérabilité sont effectués périodiquement et donnent lieu, si nécessaire, à des plans de remédiation. Réglementaire : Dans le cadre de la réglementation européenne RGPD, un registre des traitements a été créé, il est maintenu par le DPO (Data Protection Officer) d’Harvest. Plan de continuité (PUPA), dans ce cadre Harvest : Dispose d’une procédure de gestion et d’escalade des incidents. A mis en place un comité des risques et est accompagné par un cabinet d’audit externe Activation de la cellule de crise en cas de problème majeurRéalise des évolutions régulières sur l’infrastructure matérielle et logicielle de ses environnements pour améliorer en permanence les performances et la sécurité " QUE FAUT IL FAIRE en interne ? La violation de données et la cyberattaque ne concernent pas VOS systèmes mais ceux d'un sous-traitant. Donc pas de panique. Quand on lit les instructions CNIL, dans cette configuration, il faut documenter la violation de données en interne. QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de la CNIL? Là l'instruction est claire : il faut notifier l’incident à la CNIL dans les 72 heures (donc aujourd'hui pour ceux qui ne l'ont pas faite). Pour ce faire, la CNIL vous accompagne : compléter le document préparatoire (aide au remplissage) : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/2023-07/trame_des_notifications_de_violations_de_donnees_0.odt puis faite la notification en ligne : https://notifications.cnil.fr/notifications/ QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de vos clients ? Ne faites rien pour le moment ! Il faut prévenir les clients si la fuite de données est avérée. En effet, la CNIL précise : en cas de doute sur l’incidence de la fuite de données personnelles concernant la vie privée des personnes concernées (c’est le cas à ce jour car nous ne savons pas s’il y a eu fuite ou non de données), notifiez à la CNIL qui vous indiquera s’il est nécessaire d’informer les personnes. Voilà Croisons les doigts pour que vous puissiez rapidement travailler et que les données des clients ne fuitent pas.!