Crise du Coronavirus…un PCA s’impose urgemment !!

 

L’association ICCI – les ‘‘Indépendants de la Conformité et du Contrôle interne’’ (www.icci.fr)  dont OPADEO CONSEIL est membre, organisait ce jeudi 12 mars sa première séance de déjeunerbrainstorming  autour de la situation de crise créée par la pandémie de coronavirus et son impact pour les SGP et les autres acteurs de la finance et de l’épargne : risque financier et PCA.

Retour sur ces échanges …

La première partie s’intéressait à la crise financière et aux modifications à  apporter au plan de contrôle des RCCI (voir notre blog).

La deuxième partie concernait les dysfonctionnements liés au Coronavirus et à la nécessité d’avoir un PCA.

Les PCA ou Plan de Continuité d’Activité ont été traditionnellement définis autour des risques standards :

  • Cambriolage
  • Virus informatique
  • Pannes
  • Interruption flux
  • Locaux inaccessibles

Peu à peu on voit apparaitre de nouveaux risques : inondations, canicule, et maintenant épidémie (SRAS, COVID-19)

Chaque risque génère sa propre logique et donc des réponses spécifiques

Comment faire fonctionner ma structure sous contrainte… ?

 

Contraintes du COVID-19

Contrainte 1 : l’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs

  • Causes multiples :
    • Fermeture des écoles universités nécessitant de garder les enfants (sans pouvoir les confier aux parents & grands-parents !)
    • Collaborateur touché par le virus nécessitant une quarantaine
      • Scenario 1 : le collaborateur peut faire du télétravail
      • Scenario 2 : le collaborateur n’est pas en mesure d’assurer physiquement ses tâches à distance
    • Conséquences :
      • Désorganisation de l’entreprise
      • Non continuité des services et de la production

 

Contrainte 2 : impossibilité d’accéder à l’entreprise

  • Causes
    • l’interruption des transports,
    • l’interdiction de se déplacer (confinement)
  • Conséquences :
    • Non continuité des services et de la production

Contrainte 3 : interruption des flux (électricité, internet,…)

 

Prévention & anticipation  – à intégrer dans le plan de contrôle et de prévention

  • Hygiène

    • Rappel des notions d’hygiène personnelle
    • Elévation du niveau d’hygiène au sein des bureaux

 

  • Cartographie

    • Cartographie du personnel / des tâches /des responsabilités
      • Identifier qui fait quoi
        • Permet de mettre en place des back up en cas d’absentéisme d’un ou plusieurs collaborateurs qui seraient dans l’impossibilité d’assurer leurs tâches à distance
      • Identifier les personnes clés
        • Personnes incontournables pour faire fonctionner la société
      • Identifier les criticités opérationnelles (tâches incontournables pour faire fonctionner la société)
      • Si possible identifier les personnes fragiles susceptibles d’être plus touchées par le COVID-19 (personnes âgées, maladie chronique,…)
        • Voir quel traitement de protection appliquer à ces personnes (télétravail, taxi,.. ?)
        • Attention !! Respecter le secret médical et le RGPD
      • Cartographie des logiciels
        • Evaluer la criticité des logiciels (logiciels incontournables pour faire fonctionner la société)

 

  • Télétravail et back-up :

Face à ses contraintes fortes, une réponse est le télétravail des collaborateurs

  • Evaluer la faisabilité de faire travailler les collaborateurs à distance (seuls ou en petits groupes)
    • Préalables :
      • Prévoir un accès informatique à distance , si possible sécurisé (VPN, cloud, …) => voir avec votre prestataire informatique
      • Chacun doit avoir accès aux numéros de téléphones de tous les collaborateurs
      • Les numéros de téléphones des clients, fournisseurs etc…doivent être accessibles
      • Prévoir un outil de visio-conférence
    • Evaluer la possibilité de faire travailler une partie des équipes à distance et l’autre au bureau
    • Prendre avec soi en partant du bureau tous les soirs, tout ce qu’il faut pour travailler à distance
    • Evaluer la faisabilité d’utiliser les logiciels les plus critiques à distance
    • Spécifique GESTION COLLECTIVE :
      • Evaluer la capacité à enregistrer les conversations ou trouver des solutions de contournement valables et sécurisés (confirmation,…)
      • Accès aux bases financières (BLOOMBERG…)
    • Limiter les réunions physiques et favoriser les réunions à distance
    • Administratif :
      • Organiser les renvois d’appel
      • Ne pas oublier les sécuricode / token / OMS dans CRM (tous les systèmes d’accès sécurisés) pour les passages d’ordre
    • Communication de crise
      • Préparer un message connu de tous en interne
      • Identifier les canaux autorisés à communiquer à l’extérieur
      • Préparer une communication dans la durée vis-à-vis des parties prenantes (banques, actionnaires, clients, fournisseurs…)

Ne pas oublier :

  • Diffuser le PCA à tous pour une parfaite compréhension de ce qu’il faudra faire au cas où…
  • Tester le PCA (attention au grain de sable)

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Crédit photo : pixabay – https://pixabay.com/fr/users/sumanley-2265479/ – https://pixabay.com/fr/illustrations/monalisa-mona-lisa-corona-virus-4893660/

Rédacteur : Vincent Boisseau – OPADEO CONSEIL – www.opadeo.fr

Créée en 2008, OPADEO CONSEIL accompagne les acteurs de l’Epargne (CIF, CGP, IAS, Family Office, associations professionnelles…) et de la Finance (SGP, EI) sur la réglementation AMF et ACPR dans des missions de contrôles (RCCI, RCSI, Contrôle périodique…), d’agrément, d’organisation, de stratégie et de formation.

Créée en mai 2019, l’association ICCI (les ‘‘Indépendants de la Conformité et du Contrôle interne’’ (www.icci.fr) a pour vocation de regrouper les intervenants indépendants et externalisés de la conformité et du contrôle interne qui exercent dans le cadre de la réglementation AMF & ACPR, en appui ou par délégation des RCCI, RCSI, contrôleurs internes …