Sanctions AMF … A vos plans de contrôle !

Une récente décision de sanctions AMF à l’égard d’une société de gestion nous donne l’occasion d’un tour d’horizon intéressant sur divers aspects liés à la conformité réglementaire et aux attentes de l’AMF en la matière.

Les faits et insuffisances mis en évidence par l’AMF en ce cas d’espèces nous apparaissent à la fois simples et bien décrits dans le compte-rendu de la décision de la Commission des sanctions, aussi nous ne reviendrons pas dans ce blog sur le fond de l’affaire. Nous allons plutôt vous proposer les enseignements principaux que nous tirons de ce document et les points du plan de contrôle type d’une société de gestion que nous vous conseillons de revoir et d’enrichir, si nécessaire.

1) Sur les conditions d’agrément et la mise à jour du programme d’activité

Les conditions d’agrément doivent être respectées en permanence. Or, l’activité, les moyens humains, l’organisation, les processus, la gouvernance … d’une société de gestion évoluent régulièrement : attention à bien informer l’AMF des modifications importantes en ces domaines.

  • Nous ajoutons : ne pas hésiter à prendre contact avec votre contact AMF habituel pour échanger sur des points évalués comme mineurs, à première vue, et convenir et valider avec lui la démarche d’information la plus adaptée.

2) Sur le travail à distance de gérants financiers

Bien valider avec l’AMF les conditions matérielles et organisationnelles d’un tel dispositif… et respecter ces dispositions.

  • Nous pensons pour notre part que de tels schémas organisationnels sont à proscrire.

3) Passage des ordres, en particulier : utilisation de comptes de stockage, RTO

Grande prudence sur les processus de passage des ordres encore manuels (main-courantes, ordres passés à la voix etc.), pièges à risque opérationnel … et à sanctions AMF !

Les opérations transitant par des comptes de stockage doivent faire l’objet d’une attention particulière, au-delà des dispositifs de contrôle habituels sur le processus de passage des ordres : pré-affectation, horodatages, conservation de la piste d’audit …

  • Nous recommandons un contrôle de deuxième niveau systématique (exhaustif !) par le RCCI des ordres exécutés partiellement, réduits et affectés pro rata, annulés, mis en attente, stockés … Ce contrôle doit apparaître clairement dans le plan de contrôle interne de la société.

Voir nos autres blogs pour les contrôles habituels au processus de passage des ordres et les sanctions régulières de l’AMF sur ce thème. Bien sûr, adopter les mêmes types de contrôle à la RTO.

4) Qualité des procédures et caractère opérationnel

Comme souvent évoqué ici, les procédures ne sont pas des documents généraux, anonymes, standards. Ils doivent être adaptés aux processus opérationnels mis en œuvre par la SGP : qui fait quoi, quand, comment, sur quels outils et à quelle fréquence, et comment cela se voit-il après coup ? De même pour les contrôles.

  • Nous ajoutons : halte au ‘‘copié / collé’’ de procédures obtenues d’une autre société de gestion !

5) Fiabilité de l’horodatage

Ici, une seule recommandation : vérifiez vos horodateurs !

6) Délégation du contrôle permanent de deuxième niveau à un délégataire externe

Vérifiez ce que fait le délégataire : nature des contrôles, fréquence, documentation, piste d’audit … Discutez de la méthodologie des contrôles, de leur résultat, des recommandations proposées.

Rappelez-vous que vous restez entièrement responsables de ce que le délégataire a contrôlé !

7) Déclaration des opérations suspectes : informations privilégiées

Mettez en place des contrôles forts et efficaces sur les ordres inhabituels ou particuliers (petites capitalisations, valeurs dont le cours est volatil, périodes d’annonce d’opérations …) et comme ici, sur les opérations portant sur une valeur ayant fait l’objet d’un sondage de marché. Les sanctions en matière d’abus de marché dont impitoyables, à juste titre.

  • Nous ajoutons : dans le doute, a priori : abstenez-vous (de traiter l’ordre) ; si le doute intervient a posteriori, après passage de l’ordre : ne vous abstenez-pas (de faire une déclaration).

8) Gestion sous mandat (GSM) et réception-transmission d’ordres (RTO)

Pour rappel, le mandant ne doit pas intervenir dans la GSM pour son compte, sauf à titre exceptionnel, et dans le cadre d’une instruction écrite.

  • Nous ajoutons : demandez dans ce cas une justification précise et plausible ; contrôlez systématiquement l’opération.

Alors, à vos plans de contrôle !

Pour en savoir plus :

Sanction AMF – Société de gestion de portefeuille